Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING — OBSIDIAN RETREAT 1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens? Obsidian Retreat is de naam van de wellness en de boekingswebsite. De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is: [Juridische naam van de onderneming] Contacte-mailadres: [e-mailadres] In deze verklaring betekent “wij” of “Obsidian Retreat” de onderneming die de wellness uitbaat. 2. Welke persoonsgegevens verwerken wij? Wanneer u een boeking maakt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: - Uw voornaam en achternaam. - Uw adres. - Uw e-mailadres en telefoonnummer. - De gekozen datum, verhuurformule, tijden en het aantal gasten. - Gekozen extra’s en andere informatie die u bij uw boeking verstrekt. - De status en referentie van uw betaling. - Uw akkoord met de boekingsvoorwaarden en huisregels, met datum en tijd van aanvaarding. - Berichten die u met ons uitwisselt, bijvoorbeeld over uw reservering, een wijziging, annulering of schade. Wij bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens. De betaling wordt verwerkt door de betaalprovider die tijdens het boeken wordt gebruikt. Wanneer u de verplichte gegevens niet verstrekt, kunnen wij uw boeking mogelijk niet verwerken. 3. Waarom en op welke grond verwerken wij uw gegevens? Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: - Om uw boeking aan te maken, te beheren en uit te voeren. - Om uw betaling te verwerken en aan uw boeking te koppelen. - Om u boekingsbevestigingen, praktische informatie en berichten over uw reservering te sturen. - Om facturen en andere verplichte boekhoudkundige documenten op te maken en te bewaren. - Om vragen, klachten, annuleringen, terugbetalingen of schadegevallen te behandelen. - Om de veiligheid van de wellness, de boekingswebsite en onze gegevens te beschermen. - Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor het uitvoeren van uw boeking verwerken wij gegevens die nodig zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Voor facturen en boekhoudkundige documenten verwerken wij gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voor beveiliging en de behandeling van schadegevallen kunnen wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij rekening houden met uw rechten en privacy. Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame via e-mail, tenzij u daar afzonderlijk en vrijwillig toestemming voor hebt gegeven. U kunt die toestemming later weer intrekken. 4. Met wie kunnen wij uw gegevens delen? Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden. Dit kan onder meer gebeuren met: - De betaalprovider die de betaling verwerkt. - Dienstverleners die de boekingswebsite, database, hosting of e-mailverzending verzorgen. - Onze boekhouder of professionele adviseurs wanneer dat nodig is. - Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Deze dienstverleners mogen gegevens alleen gebruiken voor de diensten die zij aan ons leveren en moeten passende beveiligingsmaatregelen toepassen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. 5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een wettelijk toegelaten beschermingsmechanisme wordt gebruikt wanneer dat vereist is. 6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Boekings- en betalingsgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het beheer van de boeking, de afhandeling van vragen of geschillen en het naleven van wettelijke verplichtingen. Factuur- en boekhoudkundige gegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Berichten en gegevens over klachten of schade bewaren wij zolang dat nodig is om de kwestie af te handelen en eventuele aanspraken te behandelen. Technische gegevens voor beveiliging bewaren wij niet langer dan nodig is voor dat doel. 7. Hoe beveiligen wij uw gegevens? Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of ongewenste openbaarmaking. Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. 8. Uw rechten U kunt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving: - Vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en inzage vragen in die gegevens. - Onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren. - In bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te laten verwijderen of de verwerking ervan te beperken. - Bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang. - Gegevens die u aan ons hebt verstrekt in bepaalde gevallen in een bruikbaar formaat ontvangen. - Uw toestemming voor reclame intrekken, als u die eerder hebt gegeven. Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via [e-mailadres]. Om uw privacy te beschermen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen voordat wij op uw verzoek ingaan. 9. Cookies en vergelijkbare technieken De website kan noodzakelijke technische cookies gebruiken om de boekingswebsite en de boekingsflow goed te laten werken. Als wij optionele cookies gebruiken voor statistieken, marketing of het volgen van bezoekers, informeren wij u daarover en vragen wij waar nodig vooraf om uw toestemming. U kunt uw keuze voor optionele cookies aanpassen via de cookie-instellingen op de website. 10. Klacht indienen Hebt u een vraag of klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, neem dan eerst contact met ons op via [e-mailadres]. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel E-mail: contact@apd-gba.be 11. Wijzigingen aan deze verklaring Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke regels veranderen. De meest recente versie wordt op de boekingswebsite gepubliceerd.